Come fare ufficio stampa con successo

Come fare ufficio stampa: case history

Come fare ufficio stampa e ottenere buoni risultati, cioè avere un alto numero di articoli pubblicati sui giornali? Oggi voglio raccontarti una case history di successo, un esempio di come comunicare con i media e raggiungere esiti positivi nella rassegna stampa. Per rassegna stampa intendo l’insieme delle uscite, cioè delle pubblicazioni apparse in seguito all’invio di un comunicato. Se nel post precedente ho ricordato come non si fa ufficio stampa, con il racconto che segue voglio darti un esempio di un progetto di comunicazione efficace. Si tratta di un caso reale, un lavoro che ho seguito personalmente

Come fare ufficio stampa: il primo incontro con il cliente

Un’associazione senza scopo di lucro ha in programma di organizzare un evento culturale in una città di provincia. L’associazione si rivolge a me perché, per la prima volta, vuole avviare un lavoro di comunicazione capillare. Il primo contatto si svolge con grande anticipo rispetto alla data dell’evento: insieme, valutiamo il percorso da intraprendere, gli obiettivi e le risorse necessarie. Gli elementi iniziali, per sapere come fare ufficio stampa, sono:

  • che cos’è l’avvenimento da comunicare, qual è il suo pubblico
  • qual è la caratteristica principale per la quale è ricordato
  • quali aspettative ha l’associazione in merito al progetto di ufficio stampa.

Definire la strategia

Ho parlato a lungo con il cliente, più volte, per approfondire le potenzialità dell’evento da comunicare.
La disamina più importante è stata la verifica degli obiettivi e dei desiderata del cliente, cioè su quali giornali avrebbe voluto vedere pubblicata la sua notizia. Insieme, abbiamo condotto un’analisi dell’evento dal punto di vista della sua comunicabilità, studiandone i punti di forza e di debolezza. Gli elementi emersi:

  • l’avvenimento ha caratteristiche uniche e ha un valore culturale importante
  • l’evento, però, è più conosciuto a livello locale per altre motivazioni, mentre i suoi meriti culturali risultano meno interessante per il grande pubblico.

Definire cartella stampa e iter di lavoro

Solo dopo più incontri, posso lavorare sulla redazione della cartella stampa. Come fare ufficio stampa passa da una fase necessaria: scrivere il comunicato stampa di evento, raccogliere e preparare le immagini, confezionare didascalie, materiali di approfondimento, insomma tutto quanto è necessario per il press kit. Obiettivo è dare al giornalista un’idea esaustiva sull’evento: che cos’è, dove si svolge e quando, perché è importante, chi sono i protagonisti. Compito dell’ufficio stampa è preparare l’elenco giornalisti, decidendo a chi mandare il comunicato stampa e quando inviarlo, rispettando le scadenze redazionali di periodici e quotidiani.

Mandare il comunicato stampa

Il primo invio del comunicato avviene con molto anticipo ed è un Save the date, un annuncio che segnala il futuro inizio di una comunicazione più dettagliata. Un primo recall, cioè i contatti diretti con i giornalisti, mi serve per comprendere se il database di contatti che ho scelto è in linea con gli obiettivi da raggiungere: il comunicato suscita interesse?
La prima verifica, sono sincera, porta pochi risultati. L’evento ha un aspetto “accademico”, di difficile comprensione e poco appeal per il grande pubblico. Il cliente, però, desidera proprio raggiungere i giornali più letti sul suo territorio e non solo le riviste specializzate.

Ufficio stampa efficace: rivedere la strategia

L’anticipo utilizzato per il primo comunicato mi permette un cambio di strategia. Rimodulo i contenuti del comunicato stampa e scelgo due pubblici differenti: il primo gruppo riceverà un comunicato dettagliato, che fa leva sul valore storico-culturale dell’evento. Il secondo gruppo riceverà un comunicato stampa che, pur dando le informazioni principali uguali al primo, enfatizzerà altri aspetti, per esempio la storia di una persona speciale. Un’intensa attività di recall, un nuovo database di giornalisti da contattare dà buoni risultati.

Come avere una buona rassegna stampa

La rassegna stampa finale è lusinghiera. Il numero degli articoli pubblicati, con l’avvio della seconda strategia di comunicazione, è alto. Le uscite non sono tutte uguali: si contano segnalazioni, notizie brevi, articoli di media lunghezza e servizi lunghi. Le testate che hanno scelto di parlare dell’evento sono differenti: alcune molto autorevoli, altre meno conosciute. La rassegna stampa con la raccolta degli articoli pubblicati, mostra quali sono gli aspetti dell’evento che più hanno richiamato l’attenzione dei giornalisti. È un buon segnale per procedere, in futuro, con le strategie più efficaci.