Mail personalizzata

Come mandare una mail personalizzata

Inviare una mail personalizzata è sempre una buona idea. Le persone sono contente di essere chiamate per nome, è un gesto di attenzione che fa piacere; tuttavia, oggi provo fastidio quando leggo molti messaggi che citano il mio nome. Sai perché? Perché lo fanno tutti. Ricevo decine di newsletter inviate proprio a me, con il mio nome di battesimo, con un testo che, invece, è stato mandato a tanti destinatari in formula sempre uguale. Ottimo forse per l’email marketing ma, se fai ufficio stampa, il mio parere è un altro: quando puoi, evita messaggi modulari, manda contenuti costruiti in modo diverso.

Mail personalizzata ai giornalisti

Riccardo Scandellari scrive che, quando ti insegnano una tattica di marketing, vuol dire che non funziona più. Non voglio addentrarmi in questioni lontane dal lavoro di ufficio stampa, come le tecniche di vendita; il suggerimento di Skande, tuttavia, mi ricorda quanto siamo, oggi, saturi di messaggi persuasivi su qualunque canale.
Fare ufficio stampa vuol dire, in molti casi, invitare il giornalista a scrivere di un evento, un fatto o di un’azienda, ma il rapporto con i giornalisti deve essere gestito con sensibilità. Il giornalista non è un cliente al quale vendere un comunicato. Rifletti: per essere in confidenza con una persona, è sufficiente iniziare la mail con il comunicato stampa con il suo nome di battesimo?

Mandare un messaggio

A proposito di mail personalizzate modulari, mi viene spesso in mente un episodio di molti anni fa. Lavoravo come giornalista in una redazione. Un addetto stampa mi mandò un messaggio amichevole, che suonava così:

Ciao Paola, come stai? Come è andato il tuo rientro dalle ferie?
Ti scrivo per annunciarti la mostra che inauguriamo la settimana prossima, riesci a partecipare?

Il messaggio era piacevole. Avevo un ottimo rapporto con l’addetto stampa e finsi di non vedere il lapsus. Io non mi chiamo Paola; forse il mio interlocutore si era confuso? Oppure mandava lo stesso messaggio, con l’incipit diverso ma lo stesso tono informale, a più giornalisti?
Qualcosa del genere accade oggi: molto più spesso con le newsletter, ma anche con i comunicati.

L’abitudine a considerare il tono di voce informale come uno stile più caldo, quindi più efficace, ha spinto molti professionisti ad adottare un linguaggio che, infine, si ripete uguale a sé stesso: ma davvero siamo tutti cari amici o carissimi?

Mail automatica: sicuro che non si capisca?

Se confronti questi messaggi, per quanto ben scritti, con quelli che ti manda un amico vero, che ha da porti una domanda specifica e non usa Mail Chimp, vedi subito la differenza. Una mail scritta a un solo destinatario, pensata solo per lui, si riconosce, nella maggior parte dei casi. Come ufficio stampa, so che hai un database molto ampio e non puoi permetterti di mandare messaggi personalizzati a tutti.
Usa pure l’incipit con il nome di battesimo, ma non considerare queste mail davvero personalizzate.

Mail personalizzata: scegli il destinatario

Basta pochissimo per personalizzare una mail e non ci sono ricette segrete. Se pensi davvero al tuo interlocutore, se sei in una relazione autentica con lui e gli scrivi sinceramente, le parole scorreranno da sole. Mandare una mail personalizzata a un giornalista, per esempio, significa specificare l’orario di rientro di un viaggio stampa, se sai che in genere deve rientrare nel pomeriggio a casa. Oppure, significa dedicargli del materiale stampa di approfondimento o invitarlo a un evento extra, perché conosci i suoi interessi al di fuori del lavoro. Queste attenzioni si notano e, quasi sempre, vengono ricambiate.