Comunicare un evento culturale

Comunicare un evento culturale

Comunicare un evento culturale sembra una delle attività più semplici per un ufficio stampa. Più facile di fare comunicazione durante un caso di epic fail, una crisi d’immagine, meno problematica delle relazioni esterne per un’azienda o di un ente pubblico.
Tuttavia, per comunicare un evento culturale con efficacia è necessario usare alcune accortezze. Come spesso accade nei progetti di comunicazione, la complessità e il livello dei risultati dipendono da molte variabili: oggi voglio presentarti gli aspetti più delicati.

Comunicare un evento culturale: definire il valore

Può trattarsi di una mostra, un festival, uno spettacolo, un convegno o un concorso. Quando stendi il progetto iniziale di ufficio stampa, il primo passo è comprendere di che avvenimento si tratta e perché è importante. Dare il giusto valore all’evento che devi comunicare è condizione necessaria, che pregiudica il successo della divulgazione.

Definire con esattezza l’evento non è banale. Il dialogo con il committente, l’ente che organizza l’evento e che vuole promuoverlo, a volte ti porta fuori strada: sei tu, come addetto stampa, nel rapporto privilegiato che dovrai intrattenere con i giornali, a dare un titolo al tuo progetto di comunicazione.

Ad esempio, un concorso di narrativa in un paese di provincia è presentato dal cliente come un esempio di cultura erudita, meritevole di recensione presso riviste autorevoli; ma potrebbe avere più riscontro sui media se presentato come un atto di promozione del territorio.

Il cuore del tuo lavoro di addetto stampa è questo: devi vedere la notizia, prima di darla ai giornali.

La visione del cliente e dell’ufficio stampa

Quando il tuo committente ti chiede di comunicare un evento culturale, ti trasmette un solo messaggio: il suo progetto è unico. È il migliore e merita attenzione sulla stampa migliore.
Il tuo compito è condividere questa mission: è la sola strategia che ti fa entrare in sintonia con il cliente e mette le basi per il successo del tuo lavoro.
L’evento culturale che vuoi comunicare è oggi la tua storia, la tua notizia eccellente: il motivo per cui sembrerà così importante ai giornalisti, però, potrebbe non coincidere con il valore che gli dà il cliente.

Il lavoro dell’ufficio stampa è rendere l’evento culturale un’occasione da non perdere, agli occhi del giornalista.

Scrivere il comunicato

Una volta scelto quale notizia mettere in luce per divulgare l’evento, dovrai scrivere il comunicato. Ho già scritto come preparare un comunicato stampa di evento, rispettando le regole delle 5 w e dando al giornalista le informazioni necessarie per il suo articolo.
Comunicare un evento culturale può sembrare meno rischioso, rispetto all’invio di un comunicato stampa economico o istituzionale: non è un buon motivo per commettere errori.

Non sbagliare date, pondera tono di voce e registro linguistico, non dare informazioni confuse.
Anche quando mandi un comunicato stampa ai media generalisti, ricorda: c’è differenza tra scrivere in modo chiaro e divulgativo e scrivere in modo approssimativo.

I giornalisti, nella vita reale

Se devi comunicare un evento culturale, incontrerai giornalisti specializzati e molto preparati. La precisione, con loro, è necessaria, tanto quanto la cortesia e la disponibilità a dare materiale di approfondimento.
Può accaderti, però, di dialogare con giornalisti che non conoscono l’ambito del tuo evento: con loro, dovrai essere ugualmente preciso, molto più paziente e sempre disponibile a mandare materiale aggiuntivo.

Mandare troppi allegati è inutile, molti di loro non saranno letti e confonderanno il destinatario?

Questo è possibile, solo se nel press kit non hai dato una gerarchia chiara dei contenuti.
Manda prima il comunicato principale, una foto e un testo di dettaglio; in una seconda mail, dopo il contatto telefonico ed eventuali accordi, invia i comunicati di contesto e altri testi utili.

Manda il comunicato nei tempi giusti

I giornalisti culturali hanno spesso tempi più lunghi rispetto ai colleghi che scrivono di cronaca. Tuttavia, le redazioni hanno sempre le loro scadenze che un buon addetto stampa conosce, prima di mandare il comunicato. Verifica i tempi dei giornali a cui ti rivolgi e, se puoi, prendi accordi direttamente con il giornalista per l’invio della cartella stampa.
Ogni professionista ha il suo metodo di lavoro: c’è chi raccoglie il materiale in anticipo, chi aspetta il momento opportuno. Quando non hai il contatto diretto con il giornalista, stabilisci dei tempi di invio dei comunicati stampa il più possibile cadenzati, ripetuti ma non ossessivi.

Comunicare un evento culturale nasconde delle insidie che è meglio riconoscere.
Come per ogni progetto di comunicazione, un buon rapporto con il cliente ti aiuterà a mettere le basi per un risultato soddisfacente, mentre la giusta chiave di lettura dell’evento ti guiderà nel lavoro.