comunicato stampa di evento

Comunicato stampa di evento: come scriverlo

C’è un modello di comunicato stampa di evento? Stai organizzando un festival, una mostra d’arte, un laboratorio didattico per bambini, uno spettacolo in una realtà locale. Vuoi mandare la notizia ai giornali e speri che venga pubblicata. Da dove cominci?
Come si scrive un comunicato stampa di evento?
Oggi voglio darti alcune indicazioni di metodo per comporre il testo.

Comunicato stampa di evento: come iniziare

Prima di cominciare, una precisazione. Sei un copywriter, un giovane addetto stampa, un giornalista? Ti piace scrivere, hai confidenza con registro linguistico e tone of voice di giornali e periodici?
Ottimo: puoi divulgare il tuo evento e preparare il press kit in modo autonomo.
Se hai già seguito progetti di comunicazione, sai già che fare ufficio stampa è un’attività complessa, composta di tanti step: scrivere il comunicato, realizzare il database di contatti e così via.

Se, invece, non hai alcuna esperienza di ufficio stampa e di comunicazione con i giornalisti, puoi scegliere tra diverse opzioni:

  • affidarti a un’agenzia di comunicazione
  • chiedere l’aiuto di un ufficio stampa per Pmi
  • collaborare insieme a un consulente per la comunicazione di piccoli business.

Evento culturale: la to-do-list

Inizia a scrivere il testo. Per impostarlo, usa il format di comunicato di cui ti ho già parlato.
A questo modello di press release, aggiungi le coordinate: che cosa accadrà, come e dove.
In grassetto e in evidenza, in posizione ben visibile, scriverai:

  • titolo
  • descrizione breve
  • dove e quando si svolge.

Consiglio: non trascurare questi elementi, anche se ti sembrano ovvi. I giornalisti si lamentano spesso di comunicati stampa scritti di fretta, con inesattezze che generano confusione.

Esempi di refusi nei comunicati stampa di evento:

  • sbagliare ad associare il giorno del mese con il giorno della settimana, per esempio sabato 11 marzo, quando il sabato è invece 10
  • riportare più volte le date dell’evento e sbagliarne alcune
  • sbagliare le indicazioni di data nel titolo o nell’oggetto della mail.

Dove scrivere le informazioni

Dove si scrivono le coordinate di ora e luogo? All’inizio, in fondo al testo, in una scheda informativa a parte?
Ogni ufficio stampa fa la sua scelta. Per rendere il comunicato stampa chiaro e facilitare il lavoro dei giornalisti, il modo migliore è sintetizzare i dati principali nella prima parte del testo: giorno, città e indirizzo preciso, tipo di avvenimento vanno messi in titolo, sommario e primo paragrafo.
Se queste informazioni risultano molto lunghe da scrivere, puoi scegliere di elencarle alla fine del comunicato.
Le agenzie che divulgano mostre, festival e programmi culturali di più giorni scelgono spesso di allegare, al comunicato stampa principale, un secondo foglio, con le notizie utili.

Non preoccuparti se questi contenuti sono ridondanti: rappresentano il cuore del tuo messaggio e devono restare impressi nella memoria.

Dare un titolo al comunicato

Ho già scritto di come scegliere il titolo del comunicato stampa. Nei primi secondi di lettura si gioca la partita più importante per richiamare l’attenzione di chi legge. Il titolo del comunicato stampa di evento ha dei vincoli rispetto a un’altra press release: la tua creatività si deve conciliare con il nome che è stato dato all’avvenimento.

Che sia un festival, una mostra, un convegno o una fiera, nel migliore dei casi il suo nome è facile da ricordare. È un titolo ottimo per il pubblico, chiaro e conciso per il giornalista ed è anche una keyword perfetta se devi scrivere un comunicato stampa per il web. È una situazione ideale, vero? In questo caso, il nome dell’evento sarà inserito nel titolo e diventerà l’incipit del comunicato.

Più di frequente, però, l’avvenimento ha un titolo lungo e difficile.
Esempi di fantasia: “Premio Adalgiso Venuti di poesia e prosa per giovani”, oppure “Salone di nutraceutica, cura delle intolleranze alimentari e prodotti per il fitness”.

Per dare un titolo al comunicato stampa di evento, in questo caso, ricorda chi sono i destinatari.
Se lavori nel settore, il termine “nutraceutica” ti suona familiare, mentre giornalisti e grande pubblico non lo conoscono. La soluzione è una quadratura del cerchio: sintetizza l’evento con pochi termini, e riporta, nelle prime righe del comunicato, il titolo esatto, con perifrasi esplicative.

Perché è importante partecipare?

Dopo aver annunciato che cosa accadrà, dove e quando, dovrai spiegare che cosa caratterizza l’evento e perché sarà così interessante. Non è sempre un compito facile. In un comunicato stampa di evento, la tentazione di indulgere in toni promozionali è molto forte: piovono espressioni abusate come “mozzafiato”, “imperdibile”, “il più importante avvenimento dell’anno”. Un buon addetto stampa e un copywriter esperto sapranno aiutarti: la “reason why” dovrà essere argomentata. Chi scrive comunicati stampa per lavoro conosce la differenza.

Comunicare un evento di settore

Se l’avvenimento ha un tema molto specifico, ma vuoi comunicarlo anche al grande pubblico, un buon metodo di scrittura potrà aiutarti. Se organizzi un concorso di arrampicata sportiva, userai alcuni termini tecnici che non tutti conoscono; lo stesso vale per discipline seguite da nicchie di mercato. Un paragrafo esplicativo o una scheda tecnica, da allegare al comunicato stampa, è una soluzione.
In questo testo aggiuntivo scriverai:

  • la storia dell’evento, se ne ha una degna di nota
  • le definizioni dei termini specifici che usi nel comunicato
  • regole e dettagli della disciplina.

Informazioni al pubblico e informazioni alla stampa

In fondo al comunicato, ricordati di distinguere i recapiti utili al giornalista e le “info” per gli utenti.
Nelle informazioni per la stampa, segnala il nome dell’agenzia di comunicazione o dell’ufficio stampa. Se stai organizzando l’evento da solo, dai comunque il nome di un responsabile, che il giornalista può interpellare per maggiori informazioni. Può essere il tuo nome o quello di una persona fidata: ricorda di aggiungere un numero di telefono e un indirizzo di posta elettronica valido.

Nelle informazioni al pubblico, segnala:

  1. il sito web dedicato, se c’è
  2. pagina Facebook o altre pagine di canali social
  3. un indirizzo mail
  4. un numero di telefono.

Consiglio: anche se oggi siamo tutti dotati di connessione Internet e di una casella di posta elettronica, è sempre utile dare al pubblico un recapito telefonico.

Promemoria per progetti di comunicazione faidate: indirizzi e numeri sono i primi da controllare, in modo ossessivo direi, quando si scrive un comunicato stampa di evento. Un refuso su un recapito telefonico ha effetti molto sgradevoli.
Se lavori in un ufficio stampa, ricorda di pubblicare un numero al quale puoi rispondere.

Hai qualcosa da aggiungere? Vuoi esempi concreti per sapere come si scrive un comunicato stampa?
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