Comunicazione interna e sito aziendale

Comunicazione interna e sito web aziendale

Comunicazione interna e relazioni aziendali sembrano essere molto più facili da quando c’è il web. Vero, ma la pervasività e la rapidità dei contatti pongono dei problemi di interpretazione. Vale per le imprese, grandi e piccole, ma anche per tutte le realtà strutturate che si compongono di molti soggetti diversi: reti sul territorio, agenti, filiali distribuite, ma anche dipendenti interni, consulenti, partner e fornitori. Il tema della comunicazione interna è molto ampio e non pretendo di esaurirlo in un post. Voglio solo enunciare alcune ambiguità delle relazioni aziendali e Internet.

Comunicazione interna: cosa è cambiato

Prima che Internet cambiasse le nostre vite, la comunicazione interna aziendale era fatta di telefonate, circolari, fax. Internet cambia la modalità di comunicazione nelle organizzazioni in molti modi:

  • Rende possibile un contatto a distanza, possibile in tempo reale, ma anche in differita, cioè la posta elettronica
  • Abilita chat e videochiamate, ancora più efficaci sul piano della comunicazione interna
  • Aiuta le relazioni aziendali complesse, fatte di contenuti e messaggi, come le intranet e le extranet
  • Facilita la comunicazione verso il pubblico con il sito web.

Forse non ci avevi mai pensato, ma le opzioni oggi possibili sono tante. Molte di loro, sono convinta, sono ancora sfruttate al minimo delle potenzialità nelle aziende.

Comunicazione interna e web. L’equivoco

La possibilità di comunicare a clienti e pubblico, tramite un sito web, è forse la risorsa più nota degli ultimi anni. Nel tempo, è diventato chiaro alla maggior parte delle organizzazioni, siano aziende, enti culturali o associazioni, che dentro il web si nascondeva un’ottima occasione. Il web è apparso come un terreno vergine, un luogo dove incontrare, sulla base di dinamiche nuove, il proprio pubblico.
Rifletti bene su questa parola: pubblico.
Il sito web aziendale, il portale di un’associazione, la pagina di una pubblica amministrazione, su Internet è, per definizione, accessibile a tutti. A meno di non creare un’area riservata sul sito,

i contenuti disponibili sul web devono intendersi rivolti a tutti.

Che cosa succede, dunque, alla comunicazione interna, tra colleghi, partner o operatori business to business?

Relazioni interne e canali digitali

In molte organizzazioni si è fatto strada l’equivoco che il sito web potesse diventare, in continuità, un canale di comunicazione interna. Dal momento che è visibile a tutti, un’informazione pubblicata on line è anche accessibile a un pubblico interno: ma, questo è il punto, è leggibile anche a destinatari esterni all’azienda. Ci sono contenuti che si prestano a questa doppia fruizione, non tutti: è evidente, per fare un esempio, che una circolare sulle riunioni aziendali non è adatta alla pubblicazione sul web e che una critica al modello di business, per quanto costruttiva, sia più opportuna in una sede collegiale interna. Internet è uno straordinario megafono; ma una rete Intranet, un house organ in versione cartacea e con sola distribuzione interna, una chat riservata assolvono meglio l’obiettivo di una comunicazione tra colleghi.

Comunicazione business to business

Se l’azienda lavora in ambito business to business, se i suoi clienti sono altre aziende e i suoi interlocutori privilegiati sono partner, fornitori, consulenti, il portale web rispecchierà il portato delle sue relazioni, nei contenuti e nelle modalità di contatto. Chi progetta il sito web per l’azienda, però, sa che qualsiasi informazione pubblicata sul web è destinata, gioco forza, a un panel variegato di utenti. Ci sono molti aspetti che accomunano dipendenti, soci, fornitori e partner: questi elementi avranno spazio sul sito. Alcuni contenti specifici, per singole fasce di destinatari, saranno pure ammessi, a patto che non generino confusione o che possano essere male interpretati.

La risposta sarà declinata in modo diverso da caso a caso ma ricorda: al pari di come progetti la comunicazione verso l’esterno,

studia bene canali e modi della comunicazione interna aziendale.