Modello di comunicato stampa aziendale

Modello di comunicato stampa aziendale

Avere un modello di comunicato stampa aziendale può essere utile in molte occasioni. Se lavori nell’ufficio comunicazione di una piccola e media impresa, se sei l’addetto stampa di una start up o sei un libero professionista, devi conoscere il metodo per scrivere la nota per i giornalisti. Ho scritto più volte in merito a press release e ufficio stampa: cerca tra i miei blogpost e potrai, per esempio, iniziare dal format di un comunicato stampa e dal comunicato stampa per un’azienda. Oggi voglio darti, in aggiunta, un modello pratico per iniziare a scrivere, ragionando, però, sui contenuti aziendali.

Modello di comunicato stampa aziendale: la bozza

Decidi qual è il fatto di rilievo che vuoi comunicare ai giornali. Un nuovo prodotto? L’azienda ha costruito un nuovo capannone? L’azienda partecipa a una fiera? La tua notizia ti guiderà nel definire l’obiettivo del comunicato stampa e le testate alle quali sarà inviato. Definisci prima questi elementi, perché stile e contenuto del tuo testo cambieranno se, ad esempio:

  • mandi il comunicato stampa a giornali locali, che conoscono bene l’azienda
  • mandi il testo a giornali di settore, competenti sugli aspetti tecnici
  • mandi la nota a quotidiani o periodici nazionali e la Pmi è poco conosciuta al largo pubblico.

Titolo, data, luogo: i fondamentali

Ti ho già parlato della regola delle 5 w e della piramide rovesciata. Anche se ne hai sentito parlare spesso, non pensare che sia superata. Molti addetti stampa aziendali non rispettano il metodo della piramide e scrivono il comunicato come fosse un “tema” scolastico: lunga introduzione, svolgimento, conclusioni.
Il tuo modello di comunicato stampa parte dal titolo: spiega in una o due righe il fatto che vuoi comunicare. Ricorda: non dare per scontato un contenuto, solo perché tu lo conosci da tempo.

Titolo, sommario e primo capoverso devono essere in grado di dare al giornalista tutte le informazioni utili per capire la notizia.

Primo capoverso del comunicato

Inizia con data e luogo. Aggiungi la provincia, se il tuo comune è molto piccolo o poco conosciuto. Ripeti la notizia che hai annunciato nel titolo in una o più frasi, per le prime quattro righe. Assicurati di avere detto “chi, come, cosa, dove, quando e perché” in merito alla tua notizia. Utilizza la terza persona singolare, usa un registro asciutto e informale. Usa un tono di voce coerente con l’immagine aziendale, con il tuo segmento di mercato e con la strategia di comunicazione stabilita all’inizio, insieme alla direzione.
Evita uno stile accademico, un linguaggio burocratico; riduci al minimo l’enfasi promozionale.

Secondo capoverso: spiegati meglio

Questo modello di comunicato stampa aziendale andrà poi applicato al tuo caso specifico. In linea generale, il secondo paragrafo è dedicato ad approfondire alcune informazioni utili al giornalista, che, prima avevi soltanto enunciato. Immagina il tuo testo come un gioco di scatole cinesi: hanno sempre la stessa forma, ma sono sempre più grandi.
Per non sbagliare, parti dalle 5 w che hai usato per definire l’argomento all’inizio: sviluppale con maggiore precisione. Ora il giornalista si sta addentrando nella notizia: il tuo testo sarà come uno zoom che guarda il soggetto sempre più da vicino.

Arrivato a leggere il secondo paragrafo, il giornalista sarà in grado di scrivere una notizia brevissima sul tuo comunicato o un trafiletto di una decina di righe.

Terzo paragrafo: scrivi perché

In molti comunicati stampa aziendali e istituzionali, il terzo paragrafo è chiamato a motivare la tua notizia.

  • Perché l’evento di cui parli è importante?
  • Qual è il suo significato, per l’azienda, il territorio, il mercato, la comunità?

Per rispondere con chiarezza a queste domande, hai di fronte molte strade. Riportare una dichiarazione di un responsabile aziendale è una soluzione, a patto che il virgolettato dia contenuti reali, non affermazioni di circostanza.
Usare la formula del discorso indiretto libero è un’altra opzione: ti permette di avere più libertà espressiva e può aprirti la strada a un commento più ampio.
Per dare maggiore valore alla tua notizia, puoi anche aggiungere dati di scenario:

  • numeri e cifre dati dall’ufficio tecnico aziendale
  • dati e report esterni, relativi al tuo mercato e pertinenti con la notizia
  • indagini esterne commissionate per l’occasione dalla tua azienda.

Come approfondire un testo?

Ti ricordi l’icona della piramide rovesciata? Il vertice si trova all’inizio – poche informazioni, esaustive ma sintetiche – la base è in fondo.
Forse ti stai chiedendo come scrivere di più sulla tua notizia e quanto deve essere lunga la tua nota stampa.
In un modello di comunicato stampa aziendale, non posso scendere nel dettaglio del tuo argomento specifico, ma posso darti un metodo. Prima di iniziare il comunicato, nel corso del briefing tra ufficio stampa e direzione aziendale, ti sei chiesto a quali giornali mandare il comunicato.
Ripensa ai destinatari, ora. Ti lascio alcuni esempi.

  • Se sono giornalisti di riviste tecniche, approfondisci dati di mercato sulla tua aziende e caratteristiche specifiche dei tuoi prodotti.
  • Se sono giornali nazionali, che conoscono poco la tua Pmi, dai informazioni maggiori sulla storia della società, aggiungi un company profile.

In breve: prendi le tue 5 w, immagina quali di queste coordinate sono meno conosciute dai giornalisti o sono più interessanti, per dare valore alla tua notizia. Parti da questi elementi e sviluppali con più dettagli.

Chiudi il comunicato con i recapiti

L’ho scritto parecchie volte e non ho paura di ripetermi. Un comunicato stampa senza recapiti in calce è un errore banale eppure, credimi, accade ancora.
Il nome dei contatti di riferimento da inserire in calce è frutto di una scelta.
Inserisci:

  • nome, mail e telefono del responsabile dell’ufficio stampa o delle relazioni esterne
  • nome, mail e telefono dell’addetto stampa dedicato al progetto, se c’è.

In alcuni comunicati stampa aziendali, trovi anche i recapiti del responsabile marketing. La scelta spetta alla direzione; io consiglio di far passare tutte le comunicazioni con i giornalisti dal contatto dell’ufficio stampa.

Quale che sia il recapito in calce al comunicato, non mi stancherò di ripetere: deve essere un riferimento reale, cioè una persona, che risponde in tempi brevi alle telefonate dei giornalisti ed è in grado di dare loro il materiale che chiedono. I giornalisti non si fanno aspettare!

Altre domande sul modello di comunicato stampa aziendale?

Per passare dal modello all’esecuzione e parlare del tuo comunicato stampa personalizzato, scrivimi.