A che ora mandare un comunicato stampa

A che ora mandare un comunicato stampa

In molti mi hanno chiesto a che ora mandare un comunicato stampa. Quale fascia oraria è più indicata per farsi leggere dai giornalisti? In quali giorni della settimana è meglio mandare press kit importanti e quando si possono inviare, invece, comunicati stampa per notizie brevi?

Prima di rispondere, una precisazione. Mandare il comunicato stampa di un evento culturale, divulgare una novità di prodotto di una grande azienda, gestire l’ufficio stampa di una Pmi sono attività molto diverse fra di loro. La mia risposta alla domanda “a che ora mandare un comunicato stampa”, quindi, va completata con la verifica caso per caso. In molti casi, i tempi di invio, ricezione e lettura di una mail non sono prevedibili. Ci sono però, alcune indicazioni che possono aiutarti a non commettere errori nella comunicazione.

A che ora mandare un comunicato stampa?

A proposito, quante press releases mandi? Una volta al mese, una volta alla settimana? Quanti sono i giornalisti destinatari delle tue mail? Quale piattaforma usi per l’invio dei comunicati?
Forse il tuo progetto di comunicazione richiede un invio massiccio di mail, a frequenze ravvicinate. In altri casi, mandi comunicati stampa in modo sistematico e distribuito durante l’anno. Se lavori per divulgare un evento, l’invio dei comunicati ha un andamento caratteristico: dalle mail più sporadiche mandate molti mesi prima, sino ai continui recall nei giorni prossimi alla data.
L’insieme di queste situazioni può aiutarti a capire quando inviare una press release: per esempio, scegli orari non troppo vicini tra loro se mandi molte mail di recall.

Quando i giornalisti ricevono la tua mail?

Se mandi il comunicato tramite servizi come MailChimp o MailUp, puoi analizzare quando i tuoi destinatari aprono e leggono la mail.
Alcuni esperti dicono che la tempistica, nel ricevere messaggi di posta elettronica, è decisiva. Una newsletter, ad esempio, ha molte probabilità di essere letta entro la prima ora o nei primi tre giorni da quando è stata ricevuta. È un dato che ti aiuta a capire, ma, nel caso dei comunicati stampa, ricorda che i giornalisti oggi sono sommersi dai messaggi di posta.

Decidere a che ora mandare un comunicato stampa è un’operazione lodevole, ma devi sapere che è una delle tante variabili che incidono sul risultato del tuo lavoro.

A che ora mandare un comunicato stampa ai quotidiani

Entriamo nel dettaglio. Nel tuo database di contatti avrai selezionato i giornalisti di quotidiani, radio e tv da quelli di testate periodiche. Il mattino, tra le 7 e le 9, è il momento migliore per mandare la tua notizia ai quotidiani e ai media che lavorano giorno per giorno. Se devi divulgare un evento, manda il comunicato almeno 24 ore prima. Evita la fascia del tardo pomeriggio e serale: i giornalisti sono in riunione o sono impegnati a scrivere. A questi orari, spesso, tendono a leggere solo dei temi che hanno già scelto.

In quali giorni della settimana

Per un giornalista, ricevere una buona storia da raccontare è sempre un buon inizio di lunedì o martedì mattina. Il venerdì pomeriggio, invece, o comunque dopo aver chiuso da poco un numero o un servizio importante, è tempo di chiudere tutto e di pensare ad altro.
Molti giornalisti amano scorrere le mail durante le pause, oppure quando sono in viaggio, in treno o in metropolitana, all’inizio della giornata di lavoro o in chiusura.
Personalmente, evito di mandare comunicati stampa che presuppongono un lungo lavoro di inchiesta, richieste di interviste, approfondimenti, dopo il giovedì.
C’è un altro motivo per cui ti consiglio di mandare il comunicato stampa nei primi giorni della settimana. Avrai così tempo di lasciare passare un giorno dall’invio della mail e cominciare i recall, le telefonate dirette ai giornalisti, prima di venerdì.

Informati sulle scadenze redazionali

Fare il giornale, dalla stesura degli articoli all’impaginazione, sino alla stampa, è oggi un’operazione molto più veloce rispetto al passato. Non dimenticare, però, che ci sono egualmente tempi da rispettare per il giornalista.

In ogni redazione, quotidiana, settimanale, quindicinale o mensile ci sono scadenze redazionali precise.

Se mandi un comunicato troppo tardi, il rischio concreto è che venga sommerso dalle centinaia di mail che il giornalista riceve e che non venga letto nel momento giusto. Se vuoi iniziare un lavoro di ufficio stampa ben fatto e non sai quando mandare un comunicato stampa, chiedilo ai tuoi destinatari.

Evita i comunicati stampa mandati dopo

I comunicati stampa inviati in ritardo sono inutili e dannosi. Inutili, perché nessun giornalista li prende in considerazione. Dannosi, perché possono innescare una cattiva reputazione.
Nella lista dei comunicati da non mandare ti segnalo:

  1. i comunicati che registrano il flusso di visitatori a un evento, mandato molti giorni dopo.
    Questo tipo di notizia è considerata utile, per alcuni giornali, al massimo il giorno dopo la chiusura dell’evento.
  2. I comunicati che invitano a un evento, mandati dopo l’evento.
    Lo so, sembra un errore banale, eppure succede. Controlla bene la programmazione dei comunicati presso la tua piattaforma e verifica i report. Nel dubbio, imposta un anticipo maggiore per alcuni indirizzi. Ti consiglio anche di verificare il database giornalisti: ci sono mail inattive? Gli indirizzi sono caselle di posta elettronica private o mail della redazione?

Ti ricordo alcune categorie di comunicati stampa a posteriori efficaci:

  • i comunicati relativi a premi, vittorie, ecc.
  • i comunicati che lanciano i risultati di una ricerca o di un convegno.

Queste cartelle stampa, però, vanno inviate comunque in modo tempestivo.

Per chiudere, se non sei sicuro dei tempi di invio di un comunicato stampa, chiedi aiuto a un consulente e prima di tutto, monitora il tuo lavoro giorno per giorno. Le informazioni che ti danno i giornalisti quando li chiami al telefono, i dati di ricezione e lettura, devono servirti a migliorare il tuo lavoro di ufficio stampa anche nella tempistica.