Ufficio stampa e Gdpr

Ufficio stampa e GDPR

Ufficio stampa e GDPR vanno d’accordo? L’elenco giornalisti può essere efficace e, al tempo stesso, in linea con la normativa?

In questo post non voglio dare risposte legali, ma spunti sulla strategia. La questione ufficio stampa e GDPR non ha solo un aspetto operativo. Dietro, c’è molto altro: uno stile di relazioni pubbliche, mi viene da dire.
Come comunicare, come gestire la relazione con i giornalisti, come gestire i dati: sono tutti elementi che chiedono attenzione.

Ufficio stampa e GDPR: che cosa sta succedendo?

Il regolamento europeo per il trattamento dei dati personali riguarda, tra l’altro, tutti gli operatori che operano con database, liste contatti, in breve elenchi di persone. Anche i nomi dei giornalisti sono considerati dati da conservare, gestire e proteggere secondo regole precise.
In questi giorni le newsletter aziendali stanno chiedendo ai loro utenti di aggiornare la loro iscrizione confermando, in modo esplicito, il loro assenso a ricevere mail del marchio. Gli uffici stampa stanno facendo un’azione analoga con i giornalisti.
La domanda posta ai giornalisti si riassume così:

vuoi ancora ricevere i miei comunicati stampa?

I giornalisti vogliono ricevere i comunicati stampa?

Come recepire il GDPR? Alcune agenzie di comunicazione hanno avuto dei dubbi all’inizio. I comunicati stampa sono differenti da newsletter promozionali: non vendono nulla, ma offrono informazione che, si presume, i giornali sono interessati a conoscere.
La prassi della richiesta esplicita di consenso, anche al giornalista, è risultata la migliore: le mail dei giornalisti, oggi, sono intasate da decine e decine di messaggio di adempimenti GDPR.

Il rischio di un effetto boomerang è dietro l’angolo: i giornalisti potrebbero rispondere no a molte richieste di assenso o potrebbero non rispondere, per semplice sfinimento.
Quello tra ufficio stampa e GDPR sembra essere un matrimonio difficile…

Andiamo oltre…come è stato costruito l’elenco giornalisti?

Già, come si crea un database contatti per fare ufficio stampa?
Nella lista creata prima del GDPR o dopo, quale che sia la normativa, un buon addetto stampa non ha messo nomi e cognomi di giornalisti in modo casuale. Nel portafoglio contatti di un’agenzia di comunicazione devono esserci gruppi di destinatari selezionati, ad esempio:

  • giornalisti che scrivono di arte e cultura, se l’ufficio stampa comunica mostre ed eventi
  • giornalisti di tecnologia, se l’ufficio stampa lavora per aziende di prodotti informatici
  • giornalisti di moda, se il cliente committente è del segmento fashion.

Dovrebbe essere abbastanza semplice comunicare un adempimento alla normativa a questi giornalisti: sono i destinatari giusti del tuo comunicato stampa, quelli che lo vorrebbero leggere e che cliccheranno sulla spunta sì. Oppure no?

Obiezione: i giornalisti ricevono troppi messaggi

Di fatto, succede anche qualcosa d’altro. I giornalisti hanno la casella di posta elettronica intasata di comunicati stampa: molti mandati perché di reale interesse per la testata ma altrettanti inviati senza un’azione strategica, .
Il problema: i comunicati stampa sono troppi. Nessun giornalista riesce a leggerli tutti. A questo bombardamento di informazioni vedo, per ora, poche soluzioni.

Elenco giornalisti: contatti deboli e contatti forti

Il rapporto tra ufficio stampa e GDPR diventa più complesso se guardi da vicino il modo in cui lavorano le agenzie. Provo a spiegarti come faccio io: per ciascuna notizia e comunicato stampa, il mio elenco giornalisti assomiglia a tanti cerchi concentrici.

La prima lista è quella dei giornali pertinenti con quello che voglio comunicare: ad esempio, giornali del territorio di Merate per un evento a Merate. Questo elenco dei giornalisti è il cuore del lavoro. Se il progetto di comunicazione è pluriennale, questi sono i giornalisti che chiamo al telefono cellulare e con i quali ho un rapporto stretto.
Per questa lista contatti l’adempimento GDPR è una formalità.

Lista contatti: cerchi concentrici

Se comunico un evento che si tiene a Merate ed è un evento per bambini, nel mio database giornalisti ci sono poi i giornali dedicati all’infanzia, ma anche

  • riviste femminili
  • magazine con rubriche di eventi.

Il mio elenco si allarga e non tutti questi giornalisti sono contatti stretti.
Può capitare che nella mia lista ci siano:

  • giornalisti che ho sentito in poche occasioni specifiche
  • freelance e collaboratori che, nel frattempo, hanno cambiato testata e scrivono di tutt’altro
  • giornalisti che sono andati in pensione.

Mano a mano che la lista si allarga, la necessità di richiedere il consenso per inviare i comunicati stampa si fa più vincolante. Sono questi i casi in cui, con maggiore probabilità, l’ufficio stampa riceve più dinieghi.
Nella migliore delle ipotesi, l’addetto stampa dovrà aggiornare il database e definire nuovi piani strategici per la sua notizia.

Ufficio stampa e GDPR: verifica il tuo database

Ti dico la verità: molti timori legati all’adeguamento alla normativa europea vengono da un errore iniziale.
Gli elenchi giornalisti devono essere aggiornati sempre con tutti gli strumenti possibili: mail, verifiche dai colophon dei giornali, controlli automatici, confronti con tool e database precompilati, controllo telefonico.
Il regolamento sulla protezione dei dati ricorda, a tutti, che elenchi poco organizzati, raccolte di nomi dubbie e lacunose, sono inefficaci.

La lista contatti vale forse di più di un comunicato stampa scritto bene e di una buona notizia!
Un database giornalisti strutturato male, senza una visione strategica sulla notizia e sui media che potrebbero pubblicarla, non ha alcuna speranza di risultati, con o senza GDPR.