Cartella stampa

Cartella stampa: come si fa

Come si fa una cartella stampa? In quale ordine inserisci i comunicati e soprattutto, quali sono i contenuti da preparare? Se lavori da addetto stampa da diverso tempo, sai già rispondere a queste domande.
Se sei il responsabile delle relazioni esterne di un’azienda, avrai spesso preparato il materiale da distribuire ai giornalisti, il press kit prima di una fiera, ad esempio, la cartella stampa di un evento culturale, il comunicato di lancio di un nuovo prodotto. Ad ogni modo, nel post di oggi voglio ricordarti alcuni elementi utili a confezionare una cartella stampa e metterti in guardia da alcuni errori.

Cartella stampa: cosa mettere

Può darsi che all’inizio del tuo lavoro in un ufficio stampa ti sia chiesto: cosa mettere nella cartella stampa? Quali contenuti sono più efficaci nella comunicazione con i giornalisti e quali, invece, sono secondari?
Nel tempo, hai capito come adattare il materiale in cartella in relazione al contesto. In un press kit aziendale, prima di un’esposizione, ad esempio, hanno molta importanza i comunicati dei prodotti più recenti e il company profile. Nel materiale che accompagna una conferenza stampa, il giornalista può essere interessato ad avere, ad esempio, un indice con nomi e cariche delle autorità presenti e la loro biografia.

Comunicati: in quale ordine?

Hai visto anche tu cartelle stampa con una serie di comunicati, disposti senza un ordine coerente? Capita, spesso quando il lavoro prima dell’incontro con i giornalisti è condotto molto in fretta.
Alcuni uffici stampa aziendali commettono un’imprecisione: iniziano il press kit con il profilo aziendale e concludono con il comunicato stampa del prodotto più recente. La sequenza migliore è, invece, un’altra: procedi dal particolare, cioè dalla notizia più importante che vuoi divulgare, per passare poi agli approfondimenti e alle notizie generali. Ad esempio:

  • il comunicato stampa del prodotto che stai per lanciare
  • i dettagli tecnici del prodotto
  • il company profile.

Errori più comuni nelle cartelle stampa

La fretta dà cattivi consigli ed è la causa più frequente degli errori. Te ne segnalo alcuni:

  1. Cartelle stampa senza immagini.
    Nel materiale stampa per i giornalisti, le fotografie sono necessarie. Se non hai immagini da mettere in cartella, aggiungi un link da quale scaricarle nel comunicato o prepara un invio successivo via mail.
  2. Cd con fotografie che non si aprono, chiavette danneggiate. Questo incidente di natura tecnico accade ancora oggi, anche se era più diffuso qualche anno fa. La soluzione migliore: la disponibilità, rapida e cordiale, dell’ufficio stampa a rimediare.
  3. Cartelle stampa con troppi fogli non pinzati e il comunicato principale disperso.
    Se il tuo evento ha molti sponsor e richiede testi lunghi di approfondimento, può accadere che il press kit sia molto corposo. Fai in modo che il comunicato principale sia, comunque, in evidenza!

A proposito, come si scrive un comunicato stampa? Scrivimi se vuoi ulteriori consigli.