Come scrivere un Save the date

Come scrivere un Save the date

Come scrivere un Save the date, cioè l’invito da mandare prima di un evento? Se stai programmando una mostra, la presentazione di un libro, una conferenza stampa, inviare un’anticipazione dell’incontro ai tuoi ospiti sarà molto utile. Abitudine già diffusa con gli inviti cartacei, inviati via posta, il Save the date più frequente, oggi, è una mail inviata a una platea selezionata: giornalisti, nel caso di un incontro per la stampa, soci e partner, nel caso di un incontro aziendale o di un’associazione. Confezionare un Save the date è abbastanza semplice: oggi, però, voglio darti alcuni consigli per prepararlo al meglio.

Save the date: che cos’è e come farlo

A che cosa serve un Save the date? Oberati come siamo da spam, newsletter e contenuti non sempre desiderati, il Save the date è una forma di promemoria. Il messaggio suona come un segna in agenda, ovvero non dimenticarti di questo evento e molto spesso funziona. Se mandato con il giusto anticipo, il Save the date dà modo al tuo pubblico di organizzarsi: iscriversi all’evento, quando è necessario un biglietto o la compilazione di un modulo, prenotarsi, chiedere l’accredito stampa per un giornalista. La richiesta di segnare in agenda, insomma, è importante per il successo dell’evento che stai organizzando.

Quando scrivere un Save the date

A proposito: quando si manda un Save the date? In anticipo, si, ma con quanto anticipo? La risposta dipende dalle caratteristiche del tuo evento. Un primo consiglio: inizia a fare gli invii prima dell’invito ufficiale, anche due o tre mesi prima la data dell’evento. Più il tuo incontro è importante, maggiore sarà l’anticipo che darai alle comunicazioni.
Certo, può accadere che una mail mandata troppo tempo prima venga trascurata dal destinatario. Per non correre questo rischio, ricorda che il Save the date non va lasciato nel vuoto: a un primo messaggio ne dovranno seguire altri, in tempi e in modalità ragionevoli.

Cosa scrivere nel messaggio

Nella versione più comune, il Save the date è una prima anticipazione dell’evento. Molte agenzie preparano il testo proprio come farebbero con l’invito ufficiale: nel messaggio sono presenti, quindi, tutte le coordinate: dove si terrà, quando, a chi è destinato, ecc. Alcune agenzie intendono il contenuto dell’anticipazione in modo diverso: il messaggio è allora vago, studiato per suscitare curiosità in chi legge. La scelta del primo o del secondo approccio dipende, ancora una volta, dal tuo evento e dal tuo pubblico. Ricorda, però, che se vuoi davvero incuriosire il lettore punta a una grafica e a un copywriting mirato: un Save the date misterioso, ma anche poco gradevole è di sicuro destinato al cestino. Quali sono i dettagli che puoi omettere in questa prima fase e i contenuti, invece, necessari? Qualche esempio:

  • segnala sempre dove e quando si terrà l’evento
  • puoi evitare, invece, di nominare tutti i suoi ospiti, se il programma non è definitivo
  • indica subito a chi è rivolto l’incontro
  • puoi trascurare, almeno all’inizio, dettagli organizzativi sull’agenda.

Ripeti il messaggio, ma non troppo

Perché sia ricordato, un messaggio va ripetuto. Lo sanno bene gli esperti di pubblicità, che consigliano, per l’advertising on line e per le campagne sui giornali, inserzioni periodiche per raggiungere dei risultati.
La prima segnalazione, quindi, sarà succeduta da altri invii e, in seguito, dall’invito vero e proprio, che comprenderà tutti i dettagli dell’evento. Se sai di dover ripetere un messaggio, però, non commettere errori. Ricorda:

  • non mandare sempre lo stesso Save the date, magari lacunoso. Fai seguire testi più precisi”
  • non inviare lo stesso messaggio più volte nell’arco di pochi giorni o di poche ore
  • non dare indicazioni sbagliate, per esempio associando male il giorno della settimana con la data dell’evento.

Ti segnalo, invece, alcune buone pratiche che potrebbero dare risultati inattesi:

  • aggiungi via via ai tuoi messaggi contenuti utili, mettendoli in evidenza (per esempio, le modalità di iscrizione, agevolazioni speciali)
  • manda altri comunicati, link, segnalazioni che confermano che il tema dell’evento è attuale e ne parlano in molti.

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