Mail giornalisti

Mail giornalisti: perché non rispondono?

Mail giornalisti è il nome del tuo file più prezioso da addetto stampa. È il database con gli indirizzi di posta elettronica dei tuoi contatti: i giornalisti a cui mandi i comunicati. Se hai lavorato bene, hai inserito le testate potenzialmente interessate all’argomento del comunicato stampa: hai le mail di giornalisti in redazione, caporedattori, collaboratori.
Per mandare comunicati stampa di eventi importanti, hai un elenco specifico con i direttori di testata. Hai gli elenchi di giornalisti freelance, che in passato hanno già lavorato con il tuo ufficio stampa.
Se lavori in un ufficio stampa aziendale, hai nomi e contatti di riviste specializzate, alle quali mandi comunicati di prodotto, inviti a conferenze stampa, approfondimenti tecnici e company profile.
A questo punto, ti è capitato di dover rispondere al cliente per il quale hai mandato dei comunicati stampa: perché i giornalisti non rispondono?

Mail giornalisti: risponderanno?

Il software di invio ti permette di sapere se il destinatario ha ricevuto e letto il messaggio, ma la questione resta. Il giornalista risponderà all’ufficio stampa? Si occuperà della notizia, scriverà un articolo sul comunicato che gli hai mandato e, se lo farà, ti terrà aggiornato?
La risposta a queste domande non è univoca. Forse qualche decennio fa l’interrogativo non era neppure da porsi; forse tra qualche anno la risposta sarà differente da quella che scrivo oggi. Se devi dar conto di questo a un cliente che non ha mai lavorato con un ufficio stampa, ti suggerisco di spiegare all’azienda che:

  • il giornalista non è obbligato a rispondere
  • il giornalista non è obbligato a scrivere del comunicato stampa

Il problema, del resto, va visto da un’altra prospettiva. A proposito, quanti messaggi riceve un giornalista?

Mail giornalisti: quante e come

Pochi giorni fa, ricevo una telefonata da parte del direttore di una testata aziendale, un house organ per il quale collaboro. Mi ha ricordato una notizia che voleva pubblicare sul giornale; il direttore mi aveva inoltrato via mail il comunicato, ma io non l’avevo memorizzato in una cartella ad hoc. Bene, abbiamo impiegato almeno mezz’ora, in due, a ritrovare il messaggio dai nostri rispettivi account di posta elettronica.
A proposito, hai mai provato a cercare nelle tue mail un’informazione o un contatto di poche settimane prima?
Racconto questo aneddoto per introdurti lo scoglio più difficile per chiunque voglia fare ufficio stampa oggi.

I giornalisti ricevono troppi comunicati stampa via mail.

Parliamo, ma è una stima imprecisa, di decine di migliaia di messaggi, variabili in base al volume di lavoro del giornalista, al suo settore, alla sua notorietà. I messaggi non letti si accumulano nella casella di posta giorno dopo giorno, aggiungendosi ai nuovi.

Quanti messaggi ricevi ogni giorno?

Se lavori in azienda, vedi tu stesso che la posta elettronica è sempre più satura. Non sono solo i comunicati stampa a intasare la posta di un giornalista. Un elenco di massima:

  • newsletter di circuiti di informazione
  • newsletter e campagne promozionali
  • mail e contatti di colleghi e collaboratori
  • spam
  • mail commerciali

Se parliamo, invece, di comunicati stampa, nella casella di posta di un giornalista comune troveremo:

  • comunicati stampa pertinenti con il giornale e l’ambito di lavoro del giornalista
  • comunicati stampa non pertinenti
  • comunicati stampa di contatti pregressi, ora non più pertinenti
  • save the date di conferenze stampa dei prossimi mesi
  • inviti a conferenze stampa imminenti
  • inviti a convegni, forum, seminari di formazione.

Mi fermo qui, ma forse è ora più chiaro perché, a volte, le mail dei giornalisti tendono ad assomigliare a un buco nero.

Chi leggerà il tuo messaggio?

Ti hanno già detto che per fare ufficio stampa bisogna scegliere con cura i destinatari dei tuoi comunicati. Spesso questo non succede e, per errore, mancanza di tempo o scarsa preparazione, molti addetti stampa mandano mail a giornalisti che non possono occuparsi di loro.
Anche ammesso, però, che tu abbia un elenco contatti ben profilato e che tu stia mandando press releases davvero interessanti, c’è la concreta possibilità che il giornalista non veda nulla.
Eppure da addetto stampa hai fatto il possibile.

  1. Hai scritto un oggetto della mail in grado di richiamare l’attenzione .
  2. Hai evitato formule che possano indurre i filtri antispam a bloccare il messaggio.
  3. Hai una notizia davvero buona.
  4. Hai aggiunto immagini pertinenti e di buona qualità.
  5. Hai rispettato le scadenze redazionali della testata.
  6. Hai coltivato nel tempo relazioni personali con alcuni giornalisti, che scrivono spesso di argomenti affini al tuo.
  7. Hai prestato attenzione alle loro esigenze, quando ti hanno chiamato per ricevere una foto in più, per avere un’informazione in tempi veloci, per fissare un’intervista.
  8. Sei stato disponibile a fornire approfondimenti e precisazioni.

Per avere solidi contatti con i giornalisti, da buon addetto stampa lavori in questo modo. Oppure no?