Mail invito evento

Mail invito evento: attira il tuo pubblico

Mail invito evento: anche per te sono un problema? Come scrivere un invito via mail senza annoiare i destinatari?
Ti confesso che il tema di questo post mi è stato suggerito da una domanda di alcuni amici, attivi nella divulgazione di eventi culturali.

Come fare in modo che i lettori della tua mail decidano di partecipare all’evento?

Non ti darò ricette infallibili: quello che segue è una raccolta di riflessioni tratte da letture di esperti e dalla mia esperienza personale.

Mail invito evento: i destinatari

Prima di iniziare a studiare tono di voce e contenuti della tua mail, scrivi su un foglio chi sono i tuoi destinatari e quale scopo vuoi raggiungere con il tuo messaggio.

Rispondere a queste domande può aiutarti:

  • il tuo pubblico è costituito da un gruppo di appassionati? Conoscono bene l’argomento di cui parli?
  • si tratta di un gruppo ristretto o allargato?
  • i destinatari sono persone che amano il tuo argomento, ma ne hanno una conoscenza sommaria e vorrebbero approfondirla?
  • i destinatari sono semplici curiosi?

Mail invito evento: definisci il tuo obiettivo

  • Ti basta far sapere che l’evento è in programma?
  • Devi raccogliere prenotazioni e vorresti che in molti rispondessero alla mail?
  • È sufficiente che scrivano per avere più informazioni o vorresti già raccogliere delle iscrizioni?

Da queste risposte dipenderà la forza persuasiva che dovrai dare al testo.

Copywriting persuasivo: quando è necessario

Non tutti gli avvenimenti sono uguali e non tutti richiedono un’aggressiva strategia di marketing. Se consulti un po’ la rete, trovi consigli per scrivere newsletter, inviti via mail, richieste di iscrizione a un evento, con specifiche tattiche di persuasione. Si tratta di modalità mutuate dalle tecniche di vendita: alcuni principi sono dei classici, altri vengono dalle ultime ricerche di neuromarketing.

Attenzione però: il copywriting persuasivo va applicato bene.

Ammetto di ricevere tutti i giorni newsletter e inviti costruiti ad arte per convincermi a partecipare. La mia casella di posta è piena di avvisi come attenzione, sono rimasti pochi posti, oppure, sconto del 50 per cento solo per te. Non so cosa ne pensano gli esperti di marketing, ma io sento un rischio di saturazione.

Il mio consiglio è applicare con moderazione questi principi, in relazione ai tuoi obiettivi: spingi sulla persuasione quando devi raccogliere delle adesioni, ma solo se hai lavorato bene, con un’intelligente strategia di contenuti, nelle mail precedenti. Ti spiego come.

Come scrivere una mail di invito per un evento culturale

Se devi formulare un messaggio di invito per un festival, una mostra, un convegno accademico, scegli le informazioni giuste per far capire ai destinatari che il tuo evento è meritevole.
Per sedurre i lettori, prima del tono promozionale ti consiglio uno stile preso a prestito dal giornalismo: evita le premesse, arriva subito al punto. Enuncia subito i punti di interesse del tuo evento e cerca di essere intrigante.
Hai già iniziato bene quando hai dato un titolo efficace all’evento: prosegui pensando con cura a come scrivere l’oggetto della mail e il sommario del comunicato. Quando descrivi il tuo avvenimento nelle prime righe, non pensare solo alle parole che lo sintetizzano.

Identifica l’unicità dell’evento che vuoi divulgare.

Perché non iniziare la mail di invito raccontando un episodio singolare, una curiosità storica che conoscono in pochi, una scoperta inedita che sarà annunciata nel corso dell’evento?

Anche in questo caso, ricorda di non esagerare e soprattutto, non mentire. Conoscevo un ufficio stampa che mandava comunicati sempre con la stessa formula: per ogni mostra d’arte c’era sempre un’opera inedita. Era sempre vero e, soprattutto, si trattava di inediti di valore autentico?

Ripeti l’invito

Aiuta la memoria del tuo pubblico rinnovando la tua mail di invito a cadenze regolari. Siamo bombardati da informazioni e messaggi da più parti: per fare breccia nei lettori non basterà mandare l’avviso una volta sola. Certo, stai attento a non ripetere troppo il tuo messaggio e a modularlo nel modo migliore.
Molti uffici stampa stabiliscono una progressione nei comunicati ai media: la prima mail è un generico save the date, con poche informazioni, la seconda è una presentazione più dettagliata, la terza è una call to action, una richiesta di adesione e così via.
Se usi un’applicazione di email automation, un programma automatico per l’invio dei messaggi, saranno i comportamenti dei destinatari a suggerirti le prossime azioni: se le tue mail non vengono più aperte, ad esempio, o se ricevi molte richieste di cancellazione dalla mailing -list, forse devi rivedere la strategia.

Inviti personali

Se ci sono persone che ti stanno a cuore e che vorresti partecipassero all’evento, il mio consiglio ti suonerà vecchio stile: chiamali, cercali personalmente. Anche una mail singola, indirizzata solo al tuo destinatario prescelto, può funzionare: usa un tono informale, spiega al tuo contatto perché quell’evento è importante e perché ritieni sia un valore per lui. Credimi: la newsletter scritta meglio, dal tono confidenziale ma rivolto a un pubblico collettivo, non sarà mai più credibile di un messaggio che scrivi pensando solo a una persona.

Mail invito evento: hai già applicato questi consigli o vuoi aggiungerne altri?

Cerchi un’ispirazione per dare il giusto tono di voce ai tuoi messaggi?

Scrivimi, ne parleremo insieme.