quando comunicare un evento

Quando comunicare un evento

Quando comunicare un evento aziendale, un festival culturale, una mostra che vuoi far conoscere alla stampa?
Quali sono i tempi più opportuni per aumentare la visibilità di un evento, garantirti una buona rassegna stampa, permettere al tuo pubblico di partecipare?
Le regole per comunicare un evento con successo sono differenti, nel caso tu abbia un’attività business to business, cioè destinata alle aziende, o, per fare l’esempio opposto, tu stia per organizzare un evento per un largo pubblico. Eppure, in questo post voglio invitarti a riflettere su alcune dinamiche di metodo che possono aiutarti quando promuovi un evento, qualunque esso sia.

Quando comunicare un evento: strategia

Non c’è niente di tanto soggettivo quanto il tempo. Non ci credi? Eppure è questo il modo in cui lo percepiscono le persone, a prescindere da quello che vedi e misuri con l’orologio. Gli esperti di organizzazione sanno che

quando si cura la preparazione di un evento che coinvolge molte persone, la definizione e il rispetto degli accordi sulle scadenze è tra le sfide più delicate.

L’errore più comune, quando si pensa a come gestire gli invitati o, nel caso di un ufficio stampa, quando inviare i comunicati ai giornali, è pensare all’evento solo in relazione alle proprie esigenze. Se vuoi, invece, comunicare un evento ai media, organizzare una conferenza stampa o garantire al tuo manager una buona partecipazione di pubblico a un evento aziendale, devi fare esattamente l’opposto. Pensa, prima di tutto, ai tempi di lavoro dei tuoi destinatari.

Quando comunicare un evento aziendale: gli inviti

Quando ti concentri sul tuo interlocutore, la definizione dei tempi di lavoro ti apparirà più facile. Per esempio: sai che mandare il Save the date, il primo invito con l’anticipazione dell’evento, di venerdì pomeriggio, non è una buona idea. Molti Save the date sono inviati con almeno uno o due mesi di anticipo: a questa anteprima seguono mail più circostanziate, sino ai promemoria nelle settimane antecedenti l’evento.
Gli esperti in organizzazione di eventi seguono tappe scandite per la comunicazione di un evento aziendale. Se i destinatari sono dirigenti o manager, sanno che dovranno interpellare le loro personal assistant e si rivolgeranno ai diretti interessati solo quando sono in confidenza.

Se mandi un invito a un direttore di testata, ricorda di tenere uno stretto contatto con la le segreterie di direzione.

Quando comunicare una conferenza stampa

Se stai organizzando un press day, un incontro con la stampa per presentare il tuo evento, presta la massima attenzione all’invio degli inviti. Oggi la mail ha quasi del tutto sostituito il formale invito su carta che, per rispettare i tempi di spedizione postale, doveva arrivare con largo anticipo sulla scrivania del giornalista. Tuttavia, un invito a una conferenza stampa mandato solo pochi giorni prima, ha, spesso, poche possibilità di essere accolto. Quando organizzi un press day, ricorda che cosa può succedere dopo. Alcuni esempi:

  • il giornalista riceve un primo invito alla conferenza stampa
  • il giornalista lo ignora o neppure riesce a vederlo
  • il giornalista riceve il tuo secondo invito, legge il comunicato stampa allegato e si incuriosisce
  • qualche giorno dopo, viene contattato da un addetto stampa e gli comunica la sua partecipazione all’evento.

Se ti chiedi quando comunicare una conferenza stampa, la tua risposta sarà: considera il tempo necessario perché tutte queste fasi si verifichino, non lasciare passare troppo tempo tra l’invio del comunicato e il contatto con il giornalista, metti il tuo interlocutore nelle condizioni di scegliere con facilità, per esempio organizzandogli il transfer, nel caso di una conferenza stampa fuori città.

Quando comunicare un evento che prevede un’iscrizione

Se vuoi comunicare un evento privilegiando i canali on line, hai il vantaggio di godere di tempi più veloci ma ricorda: permetti al tuo pubblico di leggere, per più di una volta, la notizia dell’evento.
A meno di notizie virali straordinarie e di investimenti pubblicitari cospicui, per la maggior parte degli eventi anche la comunicazione on line può avere successo, se gestita qualche settimana prima della data.
Se il tuo evento richiede, per i partecipanti, un’iscrizione, una prenotazione o l’acquisto di un biglietto, anticipa ancora di qualche settimana.
Se pubblichi sui social network, ricorda di precisare bene tempi, scadenze e luogo dell’evento. Hai notato anche tu che queste sono le variabili meno visibili, per esempio, quando stai per pubblicare un evento su Facebook? Quale che sia il canale di divulgazione, le persone dovranno ricordare quando e dove si verificherà il tuo evento.

Come scegliere i canali informali

Gli esperti di relazioni pubbliche sanno che le relazioni personali sono il migliore volano per un evento di successo. Che tu stia organizzando un incontro di formazione per i tuoi partner in azienda o un vernissage per presentare una mostra in una galleria, i contatti diretti sono quelli che ti offriranno un’efficacia maggiore. Hai a disposizione molti modi per consolidare e far crescere i tuoi contatti informali, da Messenger alla condivisione di interessi comuni sui canali social, sino ai gruppi sulle reti sociali. Usa pure tattiche di digital pr, ma ricorda: misura il tono di voce e il tipo di messaggio in relazione al destinatario. Ciascuno di noi reagisce in modo differente a un messaggio istituzionale e a un invito confidenziale: assicurati di avere scelto la persona giusta e una modalità condivisa.