regola delle 5 w foto di Duncan

Regola delle 5 w per i testi web

Come si applica la regola delle 5 w? Ne hai sentito parlare così tanto che il tema ti è venuto a noia.
Lo ammetto, il criterio delle 5 domande, – who , what, when, where, why – può sembrare ovvio o, peggio, superato.
Alcuni esperti osservano che questo metodo, utilissimo per scrivere un articolo di giornale, non è la sola formula possibile per narrare e esporre un fatto. Tuttavia, in molte situazioni professionali, dal comunicato stampa alla lettera formale, la regola delle 5 w resta necessaria. Dimenticarla significa, di fatto, esporsi al rischio di non farsi capire.

Regola delle 5 w: a chi vuoi scrivere?

Per spiegarti cosa intendo con l’espressione scrivere per chi legge, ti racconto un episodio. Un mio caro amico ha subito un furto. Ha lasciato una borsa con dei documenti in automobile, in bella vista, ha chiuso l’auto e si è assentato per un quarto d’ora. Non ha dimenticato in auto il portafogli o contanti; in quella borsa c’erano solo carte e ha pensato di allontanarsi per poco tempo. Il ladro che ha spaccato il vetro, però, per prendere la borsa, non era a conoscenza del suo contenuto. Quella borsa di pelle, nuova e così invitante, aveva tutta l’aria di custodire qualcosa di prezioso.

Morale: se vuoi scrivere bene, pensa a come si presenta la tua borsa dal punto di vista del lettore.

Il metodo di scrittura

Le cinque w sono storicamente associate al metodo del giornalismo anglosassone. A chi vuole imparare a scrivere un articolo di giornale, si consiglia, per descrivere un fatto, di rispondere alle domande:

  • chi ha agito?
  • che cosa è successo?
  • quando è accaduto?
  • dove si è svolto il fatto?
  • perché è successo?

Forse pensi sia una regola utile solo per scrivere un articolo, ma non è così. Pensa a uno scambio di messaggi tra amici: ci vediamo alle otto è ottimo se con il tuo amico avete un punto di incontro usuale. Se, invece, stai scrivendo a una persona che frequenti da poco, nel messaggio aggiungerai anche il luogo dell’appuntamento, giusto?

Scrivere una mail

Messaggi di posta elettronica, chat, comunicazioni scritte, sono tra i contenuti più a rischio di incomprensioni. Non è solo la distanza, cioè l’assenza della comunicazione non-verbale, a impoverire il messaggio. Spesso, è la mancanza di un riscontro in tempo reale a indebolire la comunicazione. Molti di questi strumenti sono pensati per rendere possibile una risposta veloce; il tuo interlocutore, però, potrebbe non avere tempo di risponderti subito. Se ti risponde con qualche ora o con qualche giorno di ritardo, a volte dimentica parte del tuo messaggio e non ti pone domande ulteriori di chiarimento. Spesso, se non ha le informazioni necessarie per capire, può essere indotto in errore.
Anche chat e conversazioni in tempo reale, se condotte quando i due interlocutori fanno, al tempo stesso, dell’altro, possono dare luogo a fraintendimenti.

Se scrivi un messaggio completo, la tua comunicazione sarà più efficace.

Mandare un invito per un evento

Quando prepari un evento e stai per mandare l’invito, via posta o via mail, assicurati che siano chiari la data e il luogo dell’appuntamento.
Specifica a chi è destinato l’evento, se è pubblico o riservato, se è necessario acquistare un biglietto. Scrivi in modo esplicito se è un evento per gli addetti ai lavori o è rivolto a tutti.
Controlla che queste informazioni siano chiare e visibili anche quando comunichi l’evento sui social network, per esempio quando vuoi creare un evento su Facebook.
Se chiedi un accredito o un’iscrizione, dai un recapito per raccogliere le adesioni e scrivi entro quando devono arrivare le richieste.
Forse questi consigli sono inutili per te, che hai sempre mandato comunicati stampa di evento e hai organizzato incontri. In fondo, si tratta sempre dello stesso metodo:

  • spiegare di che cosa si tratta,
  • dare coordinate spaziotemporali,
  • motivare le persone a partecipare.

Quando non si usa la regola delle 5 w?

Se il tuo obiettivo è dare delle informazioni a una fascia definita di destinatari, la pratica giornalistica per scrivere un testo è il metodo più facile per non sbagliare.
Se, invece, fai copywriting persuasivo, comunicazione pubblicitaria, storytelling o segui progetti specifici di personal branding, la tua tecnica di scrittura sarà differente e dovrai studiarla caso per caso.
Quale che sia il tuo progetto, il modo in cui applicherai la regola cambierà in relazione al tuo pubblico.
Darai informazioni e complete, se i tuoi destinatari sono una fascia ampia, costituita da esperti e principianti. Potrai enunciare alcuni dati, senza approfondirli o persino ometterli, quando sei sicuro che la tua fascia di lettori li conosce già: è il caso di comunicati stampa di settore, circolari interne, comunicazioni aziendali.

Il mio consiglio è di utilizzare la regola delle 5 w come una bussola, un modo per orientarti nella scelta dei contenuti.

Nella maggior parte dei casi, ripetere informazioni ridondanti è meglio di dimenticare dati essenziali.

Ti ho convinto? Ancora sicuro che la regola delle 5 sia noiosa?