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Timing e comunicati stampa: non perdere il momento giusto

Timing e comunicati stampa: che significa? Timing è termine preso a prestito dall’inglese che tradurrei calcolare i tempi, scegliere il momento giusto. Se hai avuto esperienze concrete di ufficio stampa, sai che il timing è tra i fattori più importanti quando mandi un comunicato. Il timing, nella comunicazione, non è solo la versione moderna dell’antico e letterario carpe diem, cogli l’attimo.

Timing vuol dire sapere quando inviare il comunicato stampa, sapere qual è l’orario giusto per contattare un giornalista, ma non solo.

Quello a cui sto pensando è una capacità di intuito più ampia, che può aiutarti a livello strategico, quando definisci la notizia del comunicato insieme al tuo cliente. Si tratta di capire di che cosa si parlerà nei prossimi giorni e quali sono gli argomenti percepiti come prioritari per la stampa.

Timing e comunicati stampa: tecniche di invio

Sapere quando inviare il comunicato stampa, conoscere le scadenze delle redazioni, inserirsi nella programmazione di servizi e speciali stagionali dipende da quello che sai sui tempi di lavoro all’interno dei giornali. C’è di più: per contattare i giornalisti e verificare con loro se c’è spazio per la tua notizia, hai bisogno di sapere come si svolge la loro giornata e quando è il momento più opportuno per chiamarli.
Questo aspetto, la tempistica nel lavoro quotidiano di invii e recall, è una variabile ben nota a tutti coloro che lavorano nella comunicazione.
Non dico niente di nuovo: in tutti i progetti di ufficio stampa che ho seguito la scelta dei tempi nel diffondere un comunicato è stata determinante. Il rapporto tra timing e comunicati stampa, però, è ancora differente da questo.

Fare ufficio stampa ai tempi del Covid

L’emergenza sanitaria che ci ha coinvolto a partire da marzo 2020 ha cambiato molto lo scenario di attività nei media. In alcuni ambiti le notizie si succedono nell’arco di brevi periodi, affastellandosi e cambiando di continuo. La cronaca degli interventi normativi annunciati per contenere l’epidemia rende superati tutti i progetti di comunicazione non aggiornati sull’ultim’ora.
Forse pensi che questo fenomeno non ti riguarda da vicino, perché la tua press release parla di tutt’altro. Bene: è forse il comunicato stampa di un evento culturale? È il progetto di un festival, di un incontro aperto al pubblico? Un eventuale lockdown sul tuo territorio potrebbe cambiare tutto.
Anche se stai per veicolare un comunicato stampa di prodotto devi tenere conto del contesto:

il tuo prodotto è forse una cuffia, utile nelle videochiamate, o si tratta di un’attrezzatura per sport invernali?

Osserva il contesto

So di aver introdotto degli esempi macroscopici, forse troppo semplici. La pandemia è un evento eccezionale e ha un effetto trascinatore come pochi altri. Non servono, però, scenari estremi per capire che non tutte le notizie vengono al momento giusto. La lettura costante di quotidiani e giornali ti dà il quadro dei problemi e delle istanze vissute come più importanti, giorno per giorno, settimana dopo settimana e dopo mese.
Attenzione: sto parlando dei problemi percepiti come tali, non di tutti i problemi esistenti. Alcuni fenomeni emergono perché hanno un interesse pubblico, altri perché riguardano un numero importante di persone, altri ancora perché sono incredibili o curiosi. Il tuo compito, come addetto stampa, è far emergere la notizia del tuo committente, ma potrai farlo solo se avrai una buona intuizione sul timing.

Il momento giusto e la scelta della notizia

C’è un tempo per ogni cosa ed è vero anche i comunicati stampa. Un comunicato stampa mandato troppo tardi, quando oramai sui giornali si parla d’altro, è un lavoro inutile e non darà risultati.
Quando studi il timing di un progetto di comunicazione, è importante che tu possa essere sincero con il committente.

La metà dei comunicati stampa che non funzionano, cioè non ottengono i risultati sperati sulla stampa, è costituita da notizie fuori contesto.

È difficile dire al cliente: la tua notizia, così presentata, non sarà letta con interesse dai giornalisti. È ancora più difficile ragionare, insieme al cliente, su un argomento che sia davvero importante da comunicare. È difficile, ma non impossibile. Lo ribadisco perché è da questo punto di partenza che si pongono le basi per un buon lavoro di ufficio stampa e per risultati soddisfacenti, in termini di rassegna stampa e di articoli pubblicati.