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Ufficio stampa on line e altri misteri

Ufficio stampa on line is the new black. Traduco, uscendo dalla provocazione ma non troppo: fare ufficio stampa on line sembra a molti la soluzione. Per le aziende clienti il vantaggio più sentito è quello economico: i contratti pluriennali delle agenzie di stampa tradizionali sembrano non solo fuori moda, ma semplicemente troppo costosi. Una veloce consultazione sul web ti aiuterà a capire che l’ufficio stampa on line, nella maggior parte dei casi, viene percepito come un’occasione per mandare i comunicati in modo veloce ed economico.
A proposito, che cos’è un ufficio stampa on line?

Ufficio stampa on line: come funziona

In un’agenzia di comunicazione l’attività di press office si suddivide in più fasi. C’è l’analisi strategica, condotta insieme al cliente, poi si definisce un piano di comunicati stampa sul breve, medio e lungo periodo. Nel terzo step, si scrive il comunicato stampa e a seguire:

  • il comunicato stampa viene inviato a un database di testate selezionate
  • l’agenzia affianca l’invio a contatti mirati con i giornalisti (recall)
  • l’agenzia raccoglie le notizie pubblicate in una rassegna stampa.

Che cosa fa, invece, un ufficio stampa on line? Per rispondere ho condotto una breve indagine e ho confrontato i risultati con alcune testimonianze reali.

Nella maggior parte dei casi, un ufficio stampa on line si occupa di inviare i comunicati stampa.

Ufficio stampa e database giornalisti

Attenzione, le proposte che promettono di mandare comunicati stampa a basso costo sono diverse dai database di contatti. Acquistare un database contatti e mandare in autonomia i comunicati è cosa differente, però, dall’affidarsi a un ufficio stampa on line che gestisce il flusso di spedizione.
Gli elenchi precompilati di nomi e recapiti di giornalisti, su supporto cartaceo o digitale, sono tra gli strumenti utilizzati da molti uffici stampa.
In tutti e due i casi, comunque, si affida a un partner esterno solo una delle diverse fasi di un progetto di comunicazione ai giornali.
Il problema?

Le altre azioni necessarie a ottenere un buon risultato in rassegna stampa vengono trascurate.

I punti deboli di un ufficio stampa on line

Un buon addetto stampa, quale che sia la natura del suo database, verifica i suoi contatti. Dopo l’invio, infine, almeno per una parte degli invii prevede una fase di recall.
In base alla mia esperienza e ai casi che ho verificato, la formula degli uffici stampa on line non menziona la possibilità dei recall – cioè la relazione diretta tra giornalista e addetto stampa – .
Ad oggi, infatti, la maggior parte delle offerte di invii da web si limitano solo a decantare il grande numero di contatti previsti, ma senza possibilità di riscontro.
Il feedback è basso: nei casi che ho conosciuto io, il risultato degli uffici stampa on line è limitato.
In breve: pagare poco per mandare un comunicato stampa non funziona, se l’invio è gestito senza un progetto mirato.

Comunicazione: dov’è la strategia?

C’è un altro aspetto critico che emerge da questi modelli di comunicazione. Affidandosi a una procedura automatica di invio, le aziende clienti spesso dimenticano di condurre un’analisi strategica sui contenuti.
La soluzione proposta dall’ufficio stampa on line, per esigenze di tempo, è spesso concentrata sulle fasi operative. Quando si tratta di comunicazione, però, le piccole e medie imprese – i soggetti che più spesso sono tentati di affidarsi a soluzioni economiche – hanno davvero bisogno di una consulenza.

Scegliere la notizia, il tono di voce, le testate a cui rivolgersi è il cuore del lavoro dell’ufficio stampa: da queste scelte dipendono i risultati.

Forse pensavi a digital relations…

Se, invece, per te chiedere un ufficio stampa on line vuol dire affidarsi a una squadra di pubbliche relazioni digitali, allora cambia tutto. Le digital relations eseguono tutte le attività che un tempo si chiamavano relazioni pubbliche, integrando canali di comunicazione fisici e modalità di contatto a distanza.
In questa prospettiva, l’ufficio stampa studia e manda le press releases e intrattiene rapporti con i giornalisti via mail o via Whatsapp, con Linkedin o su Facebook, veicolando contenuti su Twitter o Instagram.

La strategia di comunicazione verso i giornali è pensata in armonia con interventi sui canali social diretti al largo pubblico e ad eventuali campagne di pubblicità. Il mondo dei media viene avvicinato contemplando, in forme diverse, anche blog, portali e contenitori di informazione non tradizionalmente classificati come giornali. Questo modello, se concepito nel rispetto dei tempi di ciascun medium, si rivela efficace e porta a buoni risultati di rassegna stampa.

Hai avuto esperienza di uffici stampa on line? Hai altre domande sull’argomento? Scrivimi.